Создание и удаление задач

На начальном этапе создания проекта ключевыми действиями являются быстрое создание новых задач и вех (и удаление ненужных). И представление схемы проекта как нельзя лучше подходит для этих целей.

Создавать объекты в схеме можно несколькими способами.

• Выберите объект на схеме задач и нажмите клавишу Ввод (или сочетание клавиш Command-Ввод, в зависимости от параметров клавиатуры в общих настройках OmniPlan).
• Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить.
• Щелкните мышью при нажатой клавише Control и выберите в контекстном меню команды Добавить >[ Тип задачи.

Имеется несколько способов удаления задач, вех и групп.

• Выберите объект на схеме и нажмите клавишу Удалить.
• Выберите объект и нажмите на панели инструментов кнопку Удалить.
• Выберите объект, щелкните его правой кнопкой мыши для открытия контекстного меню и выберите команду «Удалить».

Столбцы схемы проекта

Вы можете схему таким образом, чтобы в представлении схемы проекта отображался набор столбцов с данными, относящимися только к вашему проекту. Щелкните мышью заголовок схемы при нажатой клавише Control или выберите Вид > Схема задач > Настроить столбцы, чтобы выбрать столбцы для отображения.

Данные в этих столбцах соответствуют строкам задач в схеме. Значения некоторых столбцов (таких как Затраты на задачу) можно редактировать непосредственно в схеме, значения других (например, Σ затраты) вычисляются автоматически. Как правило, значения, которые можно редактировать на схеме, соответствуют доступным для изменения полям в инспекторах задач и ресурсов.

Для перемещения между ячейками используйте клавиши со стрелками, клавишу Tab и сочетание клавиш Shift-Tab (это зависит от параметров, выбранных в Настройках OmniPlan).

Чтобы изменить порядок столбцов, перетащите их мышью.

Чтобы отсортировать выбранные объекты (или все, если ничего не выбрано), используйте команды сортировки в меню «Структура».

Следующие столбцы представляют собой свойства задач, которые можно включить для отображения в схеме.

Нарушения

В этом столбце для задач, имеющих нарушения, отображается специальный значок. Щелкните значок, чтобы открыть окно «Нарушения», содержащее сведения о проблеме.

Состояние

В этом столбце отображаются значки будильника для незавершенных задач, которые просрочены или должны быть завершены в ближайшие дни. Эти значки не будут отображаться, если для проекта не определена дата начала. Каждый цвет значка имеет значение:

• Дата запланированного завершения наступает в ближайшее время (зеленый): эта задача не завершена и подлежит завершению в ближайшие 3 рабочие дня.
• Подлежит завершению (желтый): эта задача не завершена и подлежит завершению в следующий рабочий день.
• Срок завершения прошел (красный): эта задача не завершена и просрочена.

Вложения

Щелкните значок «Вложение» в выбранной строке, чтобы отобразить меню вложений объекта или добавить вложенный файл, если еще нет приложенных файлов. В строках с вложениями значок стрелки отображается и в том случае, если они не выбраны.

Примечания

Размещение дополнительного текста об объекте в данном столбце. Чтобы изменить примечание для выбранного объекта, воспользуйтесь сочетанием клавиш Command-’ или щелкните значок «Примечания», отображаемый в столбце, или используйте инспектор примечаний произвольных данных.

Если для объекта имеется примечание, можно перемещаться в это поле и выходить из него с помощью сочетания клавиш Command-’ (скрывающего примечание после правки). В строках с примечаниями этот значок отображается и в том случае, если они не выбраны.

Стиль текста примечания можно определить на уровне документа с помощью вкладки «Дополнительно» Инспектора стилей или настроить индивидуально в меню «Формат».

Уникальный идентификатор

Уникальный идентификатор — это назначенный каждой задаче уникальный номер, позволяющий точно идентифицировать объект даже при изменении его имени или положения в схеме. Уникальный идентификатор никогда не изменяется. Все создаваемые ресурсы и задачи получают новые уникальные идентификаторы. Эти идентификаторы полезны для идентификации объектов при импорте и экспорте проектов между OmniPlan и другими приложениями.

Название

Название задачи, перед которым стоит число, обозначающее ее положение в иерархии на схеме.

Иерархические название

Название задачи, перед которым перечислены названия всех задач на уровень выше в иерархии, в котором каждое название отделено двоеточием.

Длительность

Длительность задачи.

Объем работ

Итоговое значение объема работ, необходимое для завершения задачи.

Выполненный объем работ

Выполненный по задаче объем работ.

Оставшийся объем работ

Оставшийся для завершения задачи объем работ.

Предшествующие

Нумерованный список задач, от которых так или иначе зависит задача (как указано в коде типа зависимости).

Зависимые

Нумерованный список задач, которые так или иначе зависят от этой задачи (как указано в коде типа зависимости).

Начало

Фактическое время начала задачи, определенное автоматически выравниванием или заданное вручную в этой ячейке или в инспекторе «План задач».

Окончание

Фактическое время окончания задачи, определенное автоматически выравниванием или заданное вручную в этой ячейке или в инспекторе «Планирование задач».

Приоритет

Приоритет задач, определяющий порядок выравнивания, может быть задан вручную. Если при выравнивании две задачи одновременно назначены одному ресурсу, в список задач ресурса попадает задача с более высоким приоритетом (соответствующим большему положительному числу).

Завершено

Объем работ, завершенный по задаче, выраженный в долях.

Назначено

В этом столбце перечислены ресурсы, назначенные задаче.

Начало после

Установите или отобразите ограничение «Начало после», если есть. Это то же ограничение, что и Начало не ранее в инспекторе Планирование задач.

Начало до

Установите или отобразите ограничение «Начало до», если есть. Это то же ограничение, что и Начало не позднее в инспекторе Планирование задач.

Окончание после

Установите или отобразите ограничение «Окончание после», если есть. Это то же ограничение, что и Окончание не ранее в инспекторе Планирование задач.

Окончание до

Установите или отобразите ограничение «Окончание до», если есть. Это то же ограничение, что и Окончание не позднее в инспекторе Планирование задач.

Затраты на задачу

Любые затраты, связанные с завершением задачи, отличающиеся от затрат на ресурсы, назначенные на задачу.

Затраты ресурсов

Затраты на ресурсы, назначенные задаче. Это значение не может быть отредактировано напрямую (вместо этого отредактируйте стоимость отдельных ресурсов или измените назначения ресурсов).

Общие затраты задачи

Затраты на задачу плюс затраты ресурсов.

Запланированное начало

Время, когда запланировано начало задачи по базовому плану.

Отклонение начала

Разница между запланированным началом и фактическим началом работы над задачей.

Запланированный конец

Время, когда запланировано окончание задачи по базовому плану.

Отклонение окончания

Разница между запланированным окончанием и фактическим окончанием работы над задачей.

Свободный резерв времени

Резерв между конкретной задачей и последующими задачами. Это значение нельзя отредактировать напрямую.

Общий резерв времени

Общий резерв времени означает время, достигая которого отдельная задача повлияет на длительность всего проекта. Это значение нельзя отредактировать напрямую.

Мин. ожидаемый объем работ (версия Pro)

Минимальный объем работ, которого, по вашей оценке, потребует задача. Это значение можно задать автоматически с помощью кнопки Моделирования на панели инструментов. Это и следующие два значения используют для вычисления моделирования Монте-Карло.

Ожидаемый объем работ (версия Pro)

Объем работ, которого, по вашей оценке, потребует задача. По умолчанию этот объем работ равен фактическому объему работ задачи.

Макс. ожидаемый объем работ (версия Pro)

Максимальный объем работ, которого, по вашей оценке, потребует задача. Это значение можно задать автоматически с помощью кнопки Моделирования на панели инструментов.

Сводка анализа базовой стоимости выполненных работ (версия Pro)

В OmniPlan 4 Pro имеется несколько типов пользовательских столбцов, полезных для отслеживания и управления бюджетом проектов и ходом их выполнения. Их комбинация представляет полную реализацию метода управления проектами на основе анализа базовой стоимости выполненных работ (также известного как управление заработанной стоимостью). В программе OmniPlan и данном руководстве этот метод называется «Анализ базовой стоимости выполненных работ» (АБСВР).

Поскольку метод АБСВР основан на сравнении фактического состояния проекта с первоначальным планом, первым делом потребуется базовый план. Если она еще не была создана, это можно сделать сейчас. Если требуется смоделировать состояние проекта на более раннюю или позднюю дату, выберите команды Проект > Задать текущую дату изменения и введите нужную дату.

После создания базового плана можно приступить к созданию атрибутов задач и ресурсов, требуемых для получения достоверных результатов АБСВР. Возможно, вид одновременно всех исходных и рассчитанных значений, представленных в наборе столбцов АБСВР, может привести в замешательство. Поэтому давайте разделим эти данные на более мелкие фрагменты.

Начнем с отображения ряда уже знакомых имевшихся и ранее столбцов и убедимся, что в них собраны нужные данные.

В представлении «Диаграмма Ганта»:

• Объем работ — для завершения любой созданной пользователем задачи требуется определенный объем работ. Поэтому это значение вполне очевидно.
• Выполненный объем работ — в методе АБСВР производится отслеживание хода выполнения работ в сравнении с базовым планом, поэтому для расчета значений важное значение имеет обновление данных об объеме выполненных работ по задачам.

В представлении ресурсов отображаются следующие данные.

• Затраты/ч или Затраты/исп. — другим ключевым компонентом метода АБСВР является отслеживание объема финансовых затрат для выполненных объемов работ. Если исполнители получают зарплату, требуется рассчитать их заработок в качестве почасовой ставки для использования в данном поле.

С такими начальными данными можно приступить к вводу в работу столбцов АБСВР. Первая группа столбцов содержит данные об объемах финансовых затрат на выполнение задач к данному моменту проекта и их сравнение с данными исходного бюджета.

Фактические затраты (ФСВР)

Значение в этом столбце совершенно очевидно. Это фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату. Согласно терминологии, принятой в программе OmniPlan, это значение отражает объем работ, выполненных с помощью ресурсов, которым назначена задача, умноженный на соответствующую стоимость. Если было затрачено два 8-часовых рабочих дня, и вклад/эффективность ресурсов составлял 100 % при значении «Затраты/ч» 50 долларов, то внесенный вклад в фактические затраты составил 800 долларов.

Базовая стоимость выполненных работ (БСВР)

Базовая стоимость выполненных работ или базовая стоимость запланированных работ — еще одно исключительно легко рассчитываемое значение, представляющее запланированный бюджет для объема работ, выполненных в рамках проекта, на текущий момент («текущий момент» — это базовый план, используемый для анализа). Это значение определяется в начале проекта путем назначения объемов работ и затрат ресурсов.

Индекс стоимости выполнения (ИВС)

Индекс стоимости выполнения рассчитывается путем деления базовой стоимости выполненных работ для задачи на фактические затраты по ее выполнению. Это удобный способ быстрой оценки того, находятся ли затраты на выполнение задачи в рамках выделенных средств или выходят за их пределы: значения выше 1 означают, что затраты укладываются в рамки бюджета, а значения ниже 1 — что затраты выходят за эти рамки. Если значение точно равно 1, то это означает, что освоение бюджета идет по плану.

Отклонение затрат и Отклонение затрат, %

Отклонение затрат — это конкретное число, представляющее благоприятные (или неблагоприятные) сведения о том, насколько затраты на выполнение задачи укладываются в рамки бюджета. Столбец «Отклонение затрат» отражает сумму в валюте по отношению к базовой стоимости выполненных работ, а столбец «Отклонение затрат, %» — соответственно, процентное отношение к базовой стоимости выполненных работ. Стоит отметить, что в моменты, когда запланированные и фактические бюджетные значения совпадают (индекс стоимости выполнения равен единице), эти столбцы будут пустыми.

Следующая группа столбцов АБСВР относится к состоянию проекта с точки зрения календарного плана.

Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР)

Базовая стоимость запланированных работ (затраты бюджета на выполнение запланированных работ) представляет ожидаемые затраты на определенную дату согласно данным, заложенным в изначальном плане проекта. Это значение рассчитывается на основании запланированных затрат на задачи и ресурсы наряду с данными базового плана и выбранной даты изменения.

Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)

Индекс отклонения от календарного плана рассчитывается путем деления значения базовой стоимости выполненных работ на запланированное значение. Аналогично индексу стоимости выполнения, этот индекс представляет собой число больше или меньше единицы. Значения больше единицы отражают опережение плана, а меньше единицы — отставание.

Отклонение от плана и Отклонение от плана, %

Значение отклонения от плана служит конкретным показателем опережения или отставания от плана. Оно вычисляется путем вычитания планового значения из базовой стоимости запланированных работ и выражается в сумме в валюте, представляющей разницу между необходимыми и фактическими финансовыми затратами на текущую дату. Значение «Отклонение от плана, %» отражает ту же величину в процентах.

Последняя группа столбцов АБСВР относится к прогнозированию бюджета задач по их завершении.

Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ)

Это значение представляет оценку фактических финальных затрат на выполнение задачи по ходу выполнения работ. До начала проекта значение ПОПЗ равно значению бюджета для задачи (значению в описанном ниже столбце «В бюджет при завершении»). По ходу выполнения проекта значения ПОПЗ и БПЗ могут различаться.

В бюджет при завершении (БПЗ)

Значение «В бюджет при завершении» отражает базовая стоимость всех изначально запланированных работ по выполнению задачи. Если работы отстают от графика или имеется перерасход по материалам, фактические затраты (и, соответственно, оценка затрат по завершении) превысят затраты «В бюджет при завершении».

Отклонение по завершении (ОПЗ)

Этот столбец представляет разницу между оценкой фактических (финальных) затрат на завершение и запланированными (в начале) затратами на завершение задачи. Значение выражено в сумме в валюте. Отрицательное значение свидетельствует о перерасходе, а положительное — о профиците бюджета.

Показатель эффективности выполнения (ПЭВ)

Столбец «Показатель эффективности выполнения» несколько отличается от других столбцов в OmniPlan тем, что он отражает сведения о проекте бюджета и календарном плане в рекомендательной форме. Значение ПЭВ представляет индекс стоимости выполнения (ИВС, описанный ранее), который требуется поддерживать для задачи с текущей даты изменения, чтобы не выйти за рамки бюджета. Значение, отличное от 1, служит рекомендацией корректировки курса: если значение выше, надо затянуть пояса, если значение ниже, есть свободные средства.

Фильтры в схеме проекта

Когда необходимо сосредоточиться на определенном аспекте проекта, к задачам проекта можно применить фильтр, чтобы отображались только задачи, соответствующие определенному критерию. Примером использования фильтров является список задач, завершенных на прошлой неделе, задачи, по которым отставание от базового пала составляет более трех дней, или, как показано в примере ниже, задачи, завершенные менее чем на 50 %.

Выберите команды Вид > Фильтр задач (Option-Command-F) или нажмите на панели задач кнопку «Фильтр». Появится панель настройке критериев фильтрации. Для добавления нужного числа критериев используйте кнопку «+» справа от строки ввода. Для создания иерархических критериев фильтрации при нажатии кнопки удерживайте клавишу Option. После задания критериев воспользуйтесь командой Сохранить фильтр в раскрывающемся меню, чтобы сохранить настроенный фильтр. Можно также открыть сохраненный ранее фильтр. (Можно использовать команду меню Вид > Восстановить сохраненный фильтр.)

Когда критерии фильтрации заданы, в схеме останутся только соответствующие им задачи, а остальные задачи будут скрыты. С проектом можно работать как обычно, но для редактирования доступны только отображаемые задачи. При использовании фильтра отображается панель фильтра позволяющая обновить, изменить или удалить фильтр. На ней отображается число скрытых задач.

Когда работа с отфильтрованными задачами закончена, выберите команды Вид > Удалить фильтр или снова нажмите кнопку на панели инструментов. В списке вновь появятся все задачи.